芽室版書かない窓口「楽らく窓口」開設に向けて

芽室町では、まずは町民の皆さまのために、また、職員にとっても「楽に」ストレスなく窓口手続きを行えるように芽室版書かない窓口「楽らく窓口」の開設に向けて取り組んでおり、本ページは、その様子をお知らせしています。

証明書発行手数料支払のキャッシュレスレジを導入しました！（令和6年11月1日（金））

• 多様な支払方法に対応し、ますます便利に！

↓キャッシュレスでも払えます↓

↓おつりが自動で出てきます↓

• 対応している支払方法は？

※11月1日現在の状況です。

• 対応している手続きは？

1. 住民票
2. 戸籍に関する証明書
3. 印鑑証明
4. 税に関する証明（個人）
5. 各種証明（年金現況届、不在証明、受理証明、その他）

諸証明の発行手続きを楽らくに！（令和6年10月10日（木））

• 町民の方であれば
• 次の対象手続きが楽らくに！

1. 住民票
2. 戸籍に関する証明
3. 印鑑証明
4. 税に関する証明（個人）
5. 各種証明（年金現況届、不在証明、受理証明、その他）

• どう楽らくに？

従来

記載台で申請書に必要事項を記入してから受付へ。

今回から

そのまま受付へお越しいただき、必要な証明書の種類や部数をお伝えください。
⇒書くことは署名のみとなり楽らくに！
※必要な証明書がよくわからない場合もご相談ください。

• お願い

1. 必ず身分証明書をお持ちください。
   運転免許証またはマイナンバーカードであれば1種類。顔写真の無い保険証等は2種類必要です。
2. 町外の方は、従来通り記載台で申請書に必要事項を記入してから受付へお越しください。
3. 証明書発行の対象者が来庁者と異なる場合は、「委任状」をお持ちください。

諸証明の申請書の書式を一本化！（令和6年9月9日（月））

従来、住民窓口の記載台には、

• 桃色の諸証明申請書
• 黄色の住民票・戸籍等交付申請書
• 水色の印鑑登録証明書交付申請書

と3種類の書式がありましたが、今回、

• 「芽室町証明交付申請書」

として、白色の1枚の様式に統一しました。

・申請書選択の迷いがなくなります。
・複数種類の申請の場合に、申請書ごとに氏名等を記載するという手間がなくなります。

【従来の書式】

【新しい書式】

「おくやみ手続き」を楽らくに！（令和6年7月1日（月））

大切な方がお亡くなりになった際には、役場でも多くの手続きが生じますが、異なる担当窓口を訪れるたびに状況をご説明いただくという状況が起こっています。また、ご遺族が芽室町にお住まいではない場合も多く、限られた時間の中で、役場だけではなく、たくさんの手続きを行わなければならない状況であると考えています。

こうした状況の中で、少しでもストレスを軽減し、たくさんの申請書に記載する手間を減らす取り組みを進めています。
具体的には、申請書を工夫することで、従前10種の手続きごとに申請書をご記入いただいていましたが、一度の入力で済み、お客様には内容確認のみで手続きが終わる状況に改善されました。

おくやみの手続きについては、まだまだ異なる担当窓口での手続きが残っていますので、さらに改善ポイントがないか検討を続けてまいります。

また、おくやみの手続き以外にも、転入時の手続きなどで同様に「楽らく」になるよう、取り組みを継続します。

窓口番号発券機を導入しました！（令和6年3月18日（月））

ご用件に応じてスムーズにお客様をご案内するため、窓口番号発券機を導入しました。
職員自ら開発したもので、総合案内でご用件をお伝えいただければ、担当者が発券します。

 

窓口体験調査の結果を町長に報告！（令和6年1月26日（金））

手島町長、佐野副町長も交え、これまで実施してきた体験調査の報告会を実施しました。

報告会では、体験調査を行った若手職員を中心に、気づきを共有。中でも、「転入手続き」チームの報告では、家族分を含めて名前を書いた回数が55回に上るなど、複雑な設定で調査を行ったことを差し引いても、同じ役場の中の手続きで何度も同じことを書かせていることについては認識を新たに対応を考えていかなければなりません。

• 体験調査報告の内容はこちらをご覧ください。

1. 窓口体験調査報告
2. 窓口体験調査後のワークショップ報告
3. 今後の取り組みについて

ありたい窓口の姿を議論しました！（令和5年12月8日（金））

窓口で普段、町民の皆さんと接する職員も参加

11月15日に実施した窓口体験調査をベースに、窓口側で対応を行った職員も交え、ワークショップを行いました。
当初からアドバイザーとして関わっていただいている遠藤アドバイザー（東京都大田区職員）にも現地芽室町にお越しいただきました。

「課題（気づき」に対して、「ありたい姿」を描き、そのありたい姿を実現するための「解決策」を具体的に話し合いました。

多くの職員が、課題意識を共有し、また、その課題を解決するためにどうしたらよいか、真剣に議論を行いました。今回のワークショップの内容をまとめるとともに、各部署と引き続き共同で取り組んでまいります。

 

窓口体験調査を実施しました！（令和5年11月14日（火）、15日（水））

職員が住民目線で窓口体験

役場の窓口での手続きをご利用されたことがある皆さんはどのようなイメージをお持ちでしょうか?
ホットボイスなどで親切な対応への感謝のお声をいただく一方で「書くことが多い」「待たされる」「説明がわからない」などといったマイナスイメージも少なからずあるのではないでしょうか?
町としても「住民の皆さんにとって便利でストレスのない窓口環境はどのようなものだろうか」をテーマに検討を続けています。
11月から、これまでの業務棚卸をさらに前進させるため、快適な窓口づくりについて、デジタル庁の窓口BPR(業務改革)アドバイザー派遣制度を活用して、先進自治体の職員の方からアドバイスをいただきながら取り組んでいます。

おくやみ手続きと転入手続きを体験

普段、窓口業務に携わらない若手職員を2チームに分け、なるべく住民目線となるようおくやみ手続きと転入手続きを体験しました。
おくやみチームは、芽室に住む両親のうち父が亡くなり、遠方に住む長男が母とともに役場で手続きをする設定。
転入チームは、家族5人で芽室町に引っ越してきた家族を想定。
それぞれのチームにタイム計測係、書類を書いた回数を数える係なども設定し、実施しました。

たくさんの気づきを生かす

「手続き時間が長い」「書く回数が多い(仮設定の住所を覚えてしまうほど)」「それぞれの窓口で状況を説明しないといけない」「職員が気が付いてくれない」「手続きの全体像がわからなくて不安」「窓口が狭い」などなど、紙面の都合、すべてを書ききれないほど、対応面や物理的な課題など多くの気づきを得ることができました。
今回の体験で得た気づきに対して、12月～1月にかけて「あるべき姿」や「解決策」をグループワークや担当部署とのヒアリングを通じて描き、便利でストレスのない窓口環境につなげていきます!

• ※窓口体験調査事業は、デジタル庁の「窓口BPRアドバイザー派遣事業」 を活用して実施しています。

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