内容

私自身のマイナンバーカード更新手続きをした際の事。家族の分の更新カード受取りについて、本人は仕事のため平日受取できず、私が代理受取できないのか相談したところ、必要書類提示があれば可能との返事。翌日出向き、別の担当者は代理受取はできないと言われてしまい、昨日確認した件だと伝えると、他の証明書提示があれば本人受取限定での郵送対応するとの返答。後日念のため証明書種類について電話で問い合わせした際、別の担当者には再度代理受取不可と言われ、今までの経緯を全て伝えたところ「では特別に本人受取限定での郵送にて対応します」と返答。特別な対応との言葉にも疑問を感じましたし、別の対応をする結果となった原因はまず何であるのか、担当者間で共有し改善を求めます。
そして更に、郵送手続きをして待つこと数週間、郵送配達日についての通知や不在票らしきものを受取らないまま、役場から「本人受取できなかったため返送されており、受取りにくるように」との通知があり、ただただあきれはてています。そして家族もマイナンバーカードはいらないとまで言っています。
また窓口で有給利用して来るように言われましたが、有給は本人の意思で使用するもので、いつでも取得できる状況にない職場があるのが実情です。役場としては平日以外での限定的な受取時間を設ける等、対応の検討はできないものでしょうか。
そして何より誠実な対応、正確な情報共有をして対応してほしいと願います。

内容

このたびは、説明が担当者によって異なり、また庁内で十分な情報共有ができていなかったことにより、ご不快な思いとご不便をおかけしましたこと、おわび申し上げます。

今後このようなことがないよう、手順の再確認と再教育を行うとともに、対応経過や連絡内容の記録・共有を徹底し、職員間で説明内容が相違しない体制を整えてまいります。

また、郵送につきましては、町から本人限定受取郵便にて送付しており、郵便局へ確認したところ、速達で通知書を差し出しているとのことでした。郵便局での保管期限経過により返送されている状況です。

窓口対応につきましては、原則として平日開庁時間内での対応となり、平日以外の特別な窓口開設は行っておりません。ただし、事前にご連絡をいただければ、状況により開庁時間外で対応できる場合もございますので、ご都合が合わない場合は遠慮なくご相談ください。

重ねて、このたびの不手際をおわび申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。